Planificarea activitatilor - Metoda ABCDE

Planificarea activitatilor

Astazi vom discuta despre unul dintre cele mai importante principii ale managementului timpului si anume planificarea activitatilor. Adevarul este ca nu vom avea niciodata suficient timp sa facem tot ceea ce ne dorim, indiferent de cat de multe tehnici de management al timpului aplicam. Nu conteaza cat de multe tehnici de productivitate personala vom aplica, tot nu vom reusi sa facem toate lucrurile pe care le avem de facut.

Tot ce putem face este sa ne stabilim prioritatile in asa fel incat sa acordam mai mult timp activitatilor mai importante. Cineva spunea ca "niciodata nu vei avea sufiecient timp sa faci toate lucrurile pe care le ai de facut, insa intotdeauna este timp pentru lucrurile cu adevarat importante". In asta consta managementul timpului: organizarea activitatilor si prioritizarea lor astfel incat sa reusim sa ne indeplinim atributiile cele mai importante si abia apoi, daca mai ramane timp, ne ocupam de celelalte activitati, mai putin importante.

Probabil va intrebati cum puteti sa va stabiliti prioritatile, cand aveti asa de multe lucruri de facut incat nici nu stiti de care sa va apucati mai intai. Secretul este sa va scrieti zilnic toate activitatile pe o foaie de hartie. Faceti-va o lista cu tot ce trebuie sa faceti in acea zi. Cel mai bun moment pentru intocmirea acestei liste este seara, inainte de culcare. Inainte sa va culcati, planificati-va toate activitatile pe ziua urmatoare. Scrieti in aceasta lista toate lucrurile pe care le aveti de facut, indiferent ca unele necesita doar 10-15 minute, iar altele 2-3 ore.

Metoda ABCDE

Dupa ce ati intocmit aceasta lista, stabiliti prioritatile aplicand metoda ABCDE recomandata de Brian Tracy in toate programele sale de management al timpului. Ce presupune de fapt aceasta metoda? In dreptul fiecarei activitati puneti una din literele A, B, C, D sau E, in functie de importanta activitatii, astfel:

A - activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neaparat sa le faceti. Un astfel de exemplu ar putea fi o intalnire cu un client foarte important al afacerii dumneavoastra.
B - notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sa le faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiar atat de grave.
C - activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut sa le faceti, insa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dumneavoastra. Un astfel de exemplu ar fi sa iesiti cu un coleg la o cafea.
D - activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altor persoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra. De exemplu, daca aveti de printat niste documente, puteti pune secretara sa se ocupe de asta, astfel ramanandu-va dumneavoastra timp sa va ocupati de alte activitati mai importante.
E - notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista, fara a avea nicio consecinta asupra lucrurilor cu adevarat importante pentru dumneavoastra. O astfel de activitate ar putea fi sa jucati un joc sau sa urmariti un meci de fotbal (exceptand cazul in care sunteti antrenor sau activati in domeniul sportiv).

Bine inteles, puteti avea mai multe activitati de tip A, B, C, D sau E. Daca aveti mai multe astfel de activitati, notati-le cu A-1, A-2, A-3 si tot asa, in ordinea importantei. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastra sa-l realizati in ziua respectiva. De asemenea, aplicati aceeasi metoda si pentru celelalte activitati notate cu B, C, D si E. Ideea de baza este sa nu faci o activitate de tip B, atata timp cat inca mai sunt activitati de tip A pe care nu le-ati indeplinit.

Brian Tracy recomanda aceasta metoda ca fiind una dintre cele mai bune metode pentru managementul timpului, stabilirea si planificarea activitatilor. Va invit sa o incercati si sa va convingeti singuri de importanta sa.

In articolul urmator vom continua cu alte metode si tehnici de management al timpului. Pana data viitoare, va recomand sa va planificati in fiecare seara ziua urmatoare, intocmindu-va o lista cu toate activitatile pe care le aveti de indeplinit si stabiliti-le prioritatile folosind metoda ABCDE. Mult succes.